Privacyreglement SpijkerFiscaal
Versie 2018.01; 20 mei 2018
Inleiding
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail of telefoon. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden (bijvoorbeeld uw werkgever of Belastingdienst). Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.
SpijkerFiscaal, gevestigd aan Rembrandtweg 41B, 1181GE teAmstelveen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
1. Persoonsgegevens die worden verwerkt
Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de particuliere klant en de zakelijke klant.
1.1 Particuliere klant
Onder een particuliere klant wordt verstaan, iemand die gebruik maakt van onze dienstverlening op het gebied van belastingzaken, waaronder het laten verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting (niet O-biljet), aangifte erfbelasting, het controleren van aanslagen, het vragen van uitstel voor de belastingaangifte, fiscale advisering alsmede het voeren van correspondentie met de Belastingdienst.
Onder particuliere klanten worden dus niet verstaan, personen die een bedrijf uitoefenen middels een eenmanszaak, Vof, BV of andere rechts/bedrijfsvorm, alsmede de bedrijven die een zelfstandige entiteit vormen, zoals bijvoorbeeld een BV.
SpijkerFiscaal verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en omdat u deze aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
Algemene persoonsgegevens (van u en/of uw partner en/of minderjarige kinderen)
-
NAW-gegevens
-
Geslacht
-
Geboortedatum en -plaats
-
Telefoonnummer
-
E-mailadres
-
Bankrekeningnummer
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken (van u en/of uw partner en/of minderjarige kinderen), voor zover noodzakelijkvoor onze dienstverlening:
-
Burgerservicenummer
-
Burgerlijke Staat (en eventuele wijziging daarvan)
-
Gegevens van uw huishouding: samenlevingscontract, inwonende personen
-
Voor- en achternamen van uw (thuiswonende) kinderen
-
Geboortedatum en burgerservice nummer van uw kinderen
-
Financiële gegevens: zoals jaaropgaven werkgevers en/of uitkeringsinstanties, gegevens eigen woning enz.
-
Financiële gegevens van bezittingen en/of schulden
-
Fiscale gegevens: kopieën van opgelegde aanslagen en/of ingediende belastingaangiften niet ouder dan 5 jaren
1.2 Zakelijk klant
Een zakelijke klant is iemand die gebruik wil maken van onze dienstverlening op het gebied van boekhoudkundige-, (salaris)administratieve-, en belastingzaken zoals het laten verzorgen van de winstaangifte inkomstenbelasting voor ondernemers en/of de aangifte vennootschapsbelasting voor een vereniging, stichting of BV waarvan u bestuurder of DGA bent, alsmede fiscale advisering.
Algemene persoonsgegevens (van u en/of uw partner en/of minderjarige kinderen)
-
NAW-gegevens
-
Geslacht
-
Geboortedatum en -plaats
-
Telefoonnummer
-
E-mailadres
-
Bankrekeningnummer
-
Rechtsvorm onderneming
-
Adresgegevens onderneming
-
Oprichtingsdatum onderneming
SpijkerFiscaal verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u, voor zover noodzakelijkvoor de dienstverlening:
-
Burgerservicenummer
-
Burgerlijke Staat (en eventuele wijziging daarvan)
-
Gegevens van uw huishouding: samenlevingscontract, inwonende personen
-
Voor- en achternamen van uw (thuiswonende) kinderen
-
Geboortedatum en burgerservice nummer van uw kinderen
-
Financiële gegevens: zoals jaaropgaven werkgevers en/of uitkeringsinstanties, gegevens eigen woning enz.
-
Financiële gegevens van bezittingen en/of schulden
-
Fiscale gegevens: kopieën van opgelegde aanslagen en/of ingediende belastingaangiften niet ouder dan 7 jaren
-
Financiële gegevens met betrekking tot uw bedrijfsadministratie
2.Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
SpijkerFiscaal verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
-
Wanneer wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben.
-
Fiscale advisering
-
Het opstellen van een financiële planning
-
(Winst)aangifte inkomstenbelasting
-
Opname in de uitstelregeling belastingconsulenten
-
Aangifte erfbelasting
-
Aangifte schenkbelasting
-
Aanvragen betalingsregeling Belastingdienst
-
Aanvragen betalingsuitstel Belastingdienst
-
Aanvragen elektronische kopie- aanslagen Belastingdienst (SBA)
-
Aanvragen vooraf ingevulde gegevens Belastingdienst
-
Aanvragen gegevens toeslagen Belastingdienst
-
Voor het sturen van een mailing per e-mail of per post, hiervoor gebruiken wij alleen de gewone persoonsgegevens. Alleen als wij wij daarvan denken dat deze voor u van belang kunnen zijn.
-
Voor onze eigen administratie, belastingaangifte en facturatie.
Voor zakelijke klanten gelden voorts op het voorstaande nog de volgende aanvullingen:
-
Aangifte vennootschapsbelasting
-
Aangifte omzetbelasting per maand, kwartaal of jaar
-
Aangifte loonheffing/sociale lasten
-
Aangifte dividendbelasting
-
Verwerking van uw bedrijfsadministratie/boekhouding ten behoeve van uw belastingzaken
-
Verwerking van uw bedrijfsadministratie/boekhouding voor uw persoonlijk inzicht
-
Verwerking van uw loonadministratie
Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.
3. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht).
4. Delen van persoonsgegevens met derden
SpijkerFiscaal deelt uw persoonsgegevens nooit met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor een correcte uitvoering van onze werkzaamheden en/of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.
Met bedrijven die u gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. SpijkerFiscaal blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Denk hierbij aan organisaties die ons software ter beschikking stellen waarmee wij uw gegevens verwerken zoals aangiftesoftware (van SDU en Tecknow), boekhoudkundige software (onder andere Moneybird), clouddiensten (voor digitale opslag van uw gegevens), maar ook eventuele organisaties aan wie wij werkzaamheden uitbesteden.
Het inzenden van belastingaangiften gebeurt alleen na uw mondelinge of schriftelijke toestemming (per email of post).
5. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
SpijkerFiscaal gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
6. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door SpijkerFiscaal en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@spijkerfiscaal.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Mocht u er met SpijkerFiscaal niet uitkomen, dan willen we u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
SpijkerFiscaal neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Uw gegevens zullen zoveel mogelijk worden gedigitaliseerd en alle digitale bestanden bewaren wij op de servers van het datacenter/clouddienst dat ons schijfruimte ter beschikking stelt.
Al uw gegevens worden versleuteld opgeslagen en zijn vanwege deze versleuteling veilig en ontoegankelijk voor derden.
Indien u hier prijs op stelt lichten wij u graag in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.
8. Wijzigingen en vragen
Ons privacybeleid zal in de loop van de tijd wijzigingen kunnen ondergaan naar aanleiding van veranderende wetgeving en/of jurisprudentie. De meest recente versie van het privacy- en beveiligingsbeleid is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en deze kunt u vinden op onze website.
Heeft u nog vragen naar aanleiding van het bovenstaande, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen.
Contactgegevens van SpijkerFiscaal
Rembrandtweg 41B
1181GE Amstelveen
Tel: 020 2613 943
E- mail: info@spijkerfiscaal.nl
http://www.spijkerfiscaal.nl